p> گروه دوره های مرتبط
گزارشنویسی و مکاتبات اداری چیست؟
گزارشنویسی و مکاتبات اداری شامل تهیه و تدوین اسناد و نوشتههای رسمی برای ارتباطات داخلی و خارجی سازمان است. این فرآیند به منظور انتقال اطلاعات، تصمیمات، و نتایج به صورت شفاف و دقیق انجام میشود و شامل انواع مختلفی از اسناد مانند گزارشها، نامههای اداری، ایمیلها و یادداشتهای رسمی است. هدف اصلی آن، برقراری ارتباط مؤثر، مستندسازی امور، و تسهیل در اجرای وظایف اداری و سازمانی است.
مهارت گزارش نویسی از جمله مهارتهایی است که همهی ما بر اهمیت آن تاکید داریم؛ اما وقت چندانی را به یادگیری و بهبود این مهارت اختصاص نمیدهیم.
این درحالی است که اهمیت گزارش نویسی کمتر از سایر جنبههای مهارت ارتباطی نیست و اتفاقاً میتواند نقشی کلیدی در رشد و پیشرفت ما، چه در فضای درس و دانشگاه و چه در محیط کار داشته باشد.
گزارش نویسی یعنی نوشتن اخبار، اطلاعات، رویدادها و دلایل وتجزیه و تحلیل آن ها به شکل روشن وکوتاه با رعایت دو اصل مهم ساده نویسی و درست نویسی.
گزارش نوشتهای است که درباره مجموعهای از اطلاعات به دست آمده و یا کارهایی که در یک پروژه مشخص انجام شده، توضیح میدهد. گزارش، نشاندهنده وضعیت عملکرد یک بخش یا فرایند است و به عنوان پشتیبان برای تصمیمگیری در ردههای بالاتر عمل میکند.
شخصی که یک گزارش را مینویسد، ابتدا دادههایی را تهیه میکند، از دل آن دادهها اطلاعاتی به دست میآورد، و اطلاعات در نهایت تبدیل به دانش میشود. این دانش به ردههای بالاتر منتقل شده و در امور مختلف از آن استفاده میشود.
جهت مشاوره رایگان همین حالا تماس بگیرید
پاسخگویی ۲۴ ساعته توسط کارشناسان ایکاد آکادمی
09120312628 📞
یا از طریق همین صفحه در دوره ثبتنام نمایید
-
گزارش نویسی یکی از مهارتهای مهم در تولید محتوا است و تسلط یا عدم تسلط بر آن، میتواند سرنوشت فعالیتهای وابسته به تولید محتوا (از جمله حضور در فضای دیجیتال و شبکه های اجتماعی) را تغییر دهد.
-
تهیهی کوچکترین سندهای سازمانی هم نمونهای از تنظیم گزارش محسوب میشود و تقریباً هر نوع فعالیت مکتوب در فضای کسب و کار را میتوان از جنس گزارش نویسی دانست.
-
کمتر فعالیتی وجود دارد که بتواند در حد گزارش نویسی به رشد و پیشرفت شغلی کمک کند.
-
گزارش نویسی علاوه بر مدیران ارشد، نیازمند تازهواردان و افراد کمتجربه در سازمانها نیز هست.
نکاتی که باید در گزارش نویسی به آن توجه کرد:
همیشه باید در نظر داشته باشید که مخاطبان شما چه کسانی هستند و قرار است گزارش پاسخ گوی چه نیازی باشد.
عنوان باید تا حد امکان کوتاه و با محتوای متن هماهنگ باشد. در عنوان گذاری از واژگان کلیدی که در متن آمده است استفاده شود.
یک کاربرد گزارش نویسی این است که با ذکر دقیق فعالیتهای انجامشده، باعث میشود کسانی که بعدها آن گزارش را میخوانند با تجربیات افراد قبل از خودشان آشنا بشوند. به این ترتیب مجموعه از تکرار چندین باره یک اشتباه در امان میماند.
چطور یک گزارش سازمانی بنویسیم؟
ابتداییترین کاری که باید انجام بدهید این است که تمام دادههای مربوط به گزارش را جمعآوری کنید. حجم این دادهها احتمالا زیاد خواهد بود اما باید بدانید که داده به صورت تک به تک به کار شما نمیآید بلکه وجود یک روند منطقی بین دادههاست که برای شما مهم است.
در گام بعدی باید دادههایی که دارید را تحلیل کنید و اطلاعات مورد نیازتان را از دل آنها بیرون بکشید. بصری سازی دادهها با کمک ابزارهایی مثل نمودارهای مختلف در اینجا میتواند به شما کمک کند.
حالا که اطلاعات را به صورت طبقهبندی شده و بصری در دسترس دارید باید تصمیم بگیرید که هر بخش از اطلاعات را تحت چه عنوانی در گزارش خود بیاورید.
در این قسمت باید تصمیم بگیرید که چه سبکی برای بیان مسائلی که در گزارش مطرح شدهاند مناسبتر است؟
حالا که هم سبک و هم ترتیب مطالب مشخص شده، وقت آن است که یک پیشنویس از گزارش تهیه کنید. این پیش نویس شامل تمام نمودارها و همچنین متنهای توضیح و مقدمه میشود.
پیشنویس را مطالعه کنید و هرجا که لازم است اصلاح کنید. حتی بهترین گزارشها هم بعد از چند بار اصلاح دادهها و متن به حالت ایدهآل خود رسیدهاند. شک نکنید که در زمان ویرایش قطعا به ایرادهای تایپی، املایی و دادههای پرت برخواهید خورد پس این بخش را جدی بگیرید.
در نهایت باید گزارش را منتشر کنید و اگر لازم است خلاصهای از آن را به صورت مناسب ارائه بدهید!
دوره گزارشنویسی و مکاتبات اداری چه کاربردی دارد و برای چه کسانی مناسب است؟
دوره گزارشنویسی و مکاتبات اداری به آموزش اصول و تکنیکهای تهیه گزارشهای حرفهای و مکاتبات رسمی میپردازد. این دوره برای کارمندان اداری، مدیران، و افرادی که در محیطهای رسمی و سازمانی فعالیت میکنند، مناسب است. شرکتکنندگان یاد میگیرند چگونه مطالب را بهصورت واضح، دقیق و منظم ارائه دهند و استانداردهای نگارش اداری را رعایت کنند. این دوره به بهبود مهارتهای ارتباطی، افزایش بهرهوری در تعاملات سازمانی و ارتقاء کیفیت مستندات اداری کمک میکند.
از دیگر مزایای شرکت در این دوره استفاده از انواع گواهینامه و مدرک معتبر ملی و بین المللی با کد رهگیری اختصاصی و قابل استعلام می باشد.
♦️ با شرکت در دوره آموزشی گزارش نویسی و مکاتبات اداری ایکاد آکادمی میتوانید معتبرترین گواهینامههای ملی و بینالمللی را با کد رجیستری و قابلیت استعلام جهت اشتغال و مهاجرت دریافت نمایید که این گواهینامهها عبارتند از:
